In molti uffici l’archivio è la parte più pesante del trasloco, letteralmente. Faldoni, raccoglitori, pratiche chiuse e documenti contabili occupano armadi interi e pesano più di quanto si immagini. Gestirli bene significa ridurre il volume, proteggere la riservatezza e ritrovare tutto nella nuova sede senza perdere ore.
Selezionare prima di imballare
Il trasloco è l’occasione per fare ordine nell’archivio. Alcuni documenti vanno conservati per obbligo di legge per un certo numero di anni, altri possono essere eliminati, altri ancora digitalizzati. Le regole dipendono dal tipo di documento e dall’attività: conviene confrontarsi con il proprio consulente prima di eliminare qualcosa.
I documenti da eliminare che contengono dati personali o riservati vanno distrutti in modo sicuro, non gettati nella carta. Esistono servizi specializzati per questo.
Un metodo pratico è dividere l’archivio in tre gruppi: documenti attivi, che servono ogni giorno e vanno subito nella nuova sede; documenti storici da conservare, che possono andare in un archivio meno accessibile o in deposito; documenti da eliminare in modo sicuro. Questa divisione orienta anche l’organizzazione degli spazi nella nuova sede.
La digitalizzazione è un’opportunità, ma richiede tempo: conviene valutarla come progetto a parte, non come attività dell’ultimo minuto prima del trasloco.
Le scatole giuste per i documenti
La carta è pesante. Per i faldoni servono scatole piccole e robuste, che una persona possa sollevare senza fatica e che non si sfondino. I raccoglitori vanno messi in verticale, come sugli scaffali, mantenendo l’ordine originale. Riempi bene ogni scatola per evitare che i faldoni si pieghino, ma senza esagerare con il peso.
Per i documenti di uso quotidiano può essere utile una soluzione diversa: contenitori con coperchio o cassette che si aprono facilmente, da tenere a portata di mano nei primi giorni. In questo modo l’attività non si ferma mentre il resto dell’archivio viene sistemato con calma.
Etichette che fanno ritrovare tutto
Ogni scatola dell’archivio dovrebbe riportare almeno tre informazioni: il reparto o l’ufficio di appartenenza, il contenuto sintetico (per esempio “fatture 2023, gennaio-giugno”) e la posizione di destinazione nella nuova sede. Un numero progressivo e un elenco generale permettono di verificare che tutte le scatole siano arrivate.
- Reparto o ufficio di appartenenza.
- Contenuto sintetico e periodo.
- Armadio o scaffale di destinazione.
- Numero progressivo collegato a un elenco.
La riservatezza
Gli archivi contengono spesso dati personali di clienti e dipendenti. Durante il trasloco vanno trattati con attenzione: scatole chiuse e sigillate, nessuna indicazione di contenuti sensibili all’esterno, una persona interna che segue carico e scarico. I documenti più delicati possono viaggiare a parte, con il personale dell’azienda.
Stabilisci chi, in azienda, ha accesso alle scatole riservate durante il trasloco e dopo. Nella nuova sede, gli armadi con documenti sensibili dovrebbero essere montati e chiusi per primi, così da poterli riempire subito e non lasciare scatole aperte negli spazi comuni.
Gli armadi dell’archivio
Gli armadi e le scaffalature che contengono l’archivio vanno svuotati prima del trasporto: pieni sono troppo pesanti e rischiano di danneggiarsi. Le cassettiere metalliche, gli armadi compattabili e le scaffalature vanno smontati e rimontati nella nuova sede, nella posizione prevista dalla planimetria, prima di reinserire i documenti.
Se nella nuova sede non c’è subito spazio per tutto l’archivio, una parte può restare in deposito per un periodo. Con il nostro servizio di deposito mobili custodiamo arredi e materiale presso la nostra sede e lo riportiamo quando serve.
Domande frequenti
Si possono trasportare gli armadi con i faldoni dentro?
Non conviene: il peso può deformarli e rende il trasporto rischioso. Meglio svuotarli e trasportare i faldoni nelle scatole.
Come si evita di perdere scatole dell’archivio?
Con la numerazione progressiva e un elenco controllato al carico e allo scarico. È un metodo semplice ma molto efficace.
Si può mettere in deposito solo l’archivio?
Sì, il deposito può riguardare anche solo una parte del materiale, per il tempo concordato.
Chi dovrebbe imballare i documenti riservati?
Preferibilmente il personale interno, che conosce i documenti e la loro collocazione. Noi ci occupiamo del trasporto delle scatole chiuse e del montaggio degli arredi dell’archivio.
Quante scatole servono per un archivio?
Dipende dai metri lineari di faldoni. Un conteggio degli scaffali pieni durante il sopralluogo permette una stima realistica.