Per un’azienda il trasloco dell’ufficio non è solo un cambio di indirizzo: ogni ora in cui computer, telefoni e scrivanie non sono operativi è un’ora di lavoro persa. L’obiettivo, quindi, non è soltanto spostare i mobili, ma farlo in modo che le persone possano riprendere a lavorare il prima possibile. Con una buona pianificazione il fermo si riduce al minimo.
Questa guida raccoglie i passaggi principali, dalla decisione di trasferirsi fino al primo giorno nella nuova sede. Vale per uffici piccoli e grandi, studi professionali e attività con una parte amministrativa.
Nominare un referente interno
Il primo passo è scegliere una persona che coordini il trasloco per conto dell’azienda. Sarà il punto di riferimento per la ditta, per i colleghi e per i fornitori di servizi come internet e telefonia. Senza un referente unico, le informazioni si disperdono e le decisioni si accumulano all’ultimo momento.
Il referente raccoglie le esigenze dei reparti, verifica la planimetria della nuova sede e tiene il calendario delle attività. Non deve fare tutto da solo, ma deve sapere sempre a che punto si è.
Il sopralluogo e il piano di lavoro
Con la ditta si fa un sopralluogo nella sede attuale e, se possibile, in quella nuova. Si guardano gli accessi, i piani, l’ascensore, la quantità di arredi, gli archivi, le attrezzature particolari. Da qui nasce il piano di lavoro: cosa si sposta, in che ordine, con quanti mezzi e persone, in quali giorni e orari.
Un buon piano tiene conto delle esigenze dell’azienda: magari alcuni reparti devono restare operativi fino all’ultimo, altri possono partire prima. Si può lavorare per fasi, un piano o un reparto alla volta, oppure concentrare tutto in un fine settimana.
Nel piano conviene indicare anche le priorità: quali postazioni devono essere operative per prime, quali uffici hanno scadenze vicine, quali attrezzature sono indispensabili dal primo giorno. Sapere cosa è urgente permette di caricare per ultimo ciò che deve arrivare per primo, e di montare subito le postazioni chiave.
Preparare le persone
Ogni dipendente dovrebbe sapere con anticipo cosa deve fare: svuotare la propria scrivania, imballare i documenti personali, etichettare le scatole con il proprio nome e la nuova postazione. Un semplice vademecum interno con date e istruzioni evita confusione nei giorni del trasloco.
- Etichetta scatole e arredi con il codice della nuova postazione.
- Fotografa i collegamenti dei dispositivi prima di staccarli.
- Tieni con te i documenti riservati e i dispositivi personali.
- Libera cassetti e armadi entro la data indicata.
Un momento di confronto con i colleghi, qualche settimana prima, aiuta a raccogliere dubbi ed esigenze particolari: chi ha bisogno di una scrivania regolabile, chi lavora con strumenti delicati, chi deve continuare a ricevere clienti fino all’ultimo giorno. Più informazioni si raccolgono prima, meno imprevisti ci saranno durante il trasloco.
Conviene anche stabilire una data limite per lo svuotamento delle scrivanie e degli armadi personali. Dopo quella data, ciò che resta viene imballato dalla squadra con un’etichetta generica, e ritrovarlo sarà più lento.
Mobili, postazioni e attrezzature
Scrivanie, armadi, cassettiere e sedute vengono smontati quando serve, imballati e rimontati nella nuova sede secondo la planimetria. Le attrezzature, come stampanti, plotter o macchinari, richiedono attenzione particolare e a volte l’intervento di un tecnico per lo scollegamento e il ricollegamento. È bene indicarle durante il sopralluogo.
La rete informatica e la telefonia sono spesso il punto critico: vanno attivate nella nuova sede prima dell’arrivo dei mobili. Coordinarsi con il fornitore con largo anticipo è fondamentale.
Il primo giorno nella nuova sede
L’obiettivo è che il primo giorno ogni persona trovi la propria postazione montata, la propria scatola sulla scrivania e i collegamenti funzionanti. Il referente fa un giro dei reparti per raccogliere eventuali problemi, che la ditta può risolvere subito se è ancora sul posto.
Con il nostro servizio di trasloco per aziende e uffici concordiamo con te l’ordine delle operazioni e organizziamo il lavoro per ridurre il fermo dell’attività.
È utile preparare per il primo giorno una piccola guida della nuova sede: dove sono le sale riunioni, le stampanti, l’area ristoro, le uscite di emergenza. Le persone si orientano più in fretta e la giornata non si perde a cercare le cose. Qualche ora dedicata a sistemare le proprie postazioni è normale: l’importante è che i servizi essenziali funzionino.
Infine, tieni da parte un elenco degli arredi in eccesso o da sostituire: possono essere messi in deposito o ritirati per lo smaltimento in un secondo momento, senza ingombrare la nuova sede.
Domande frequenti
Si può traslocare un ufficio nel fine settimana?
Raccontaci le esigenze della tua attività: durante il sopralluogo concordiamo giorni e orari del trasloco.
Chi scollega i computer?
Di solito il personale interno o il tecnico informatico dell’azienda. Noi ci occupiamo del trasporto protetto delle attrezzature.